オンライン展示会(バーチャル展示会)の準備・集客で重要なポイント6つを公開! | 展示会ノウハウ | CrowdBooth(クラウドブース)

オンライン展示会(バーチャル展示会)の準備・集客で重要なポイント6つを公開! | 展示会ノウハウ | CrowdBooth(クラウドブース)

購買行動のオンライン化が進む中、展示会をオンラインで開催することへの関心が高まってきています。はじめてのオンライン展示会の開催では、「ちゃんと集客できるのだろうか?」「企画通りに進められるのだろうか?」など不安な点も多いかもしれません。また「以前に開催したが準備不足で思うような成果が得られなかった」という方にもお役立ていただけるよう、前回の企画編に続き、オンライン展示会を企画したあと、開催までの準備や集客において重要となる考え方やポイントをまとめてみました。

オンライン展示会準備のポイント3つ

オンライン展示会をスムーズに進行していくには、どんな点に留意して準備をすすめるとよいでしょうか。いざ展示会が始まってから「こんなときはどうしたらいいの?」と段取りに慌てることのないよう、この章では具体的にどのような手順で準備をしておくとよいかをご説明します。

コンテンツ作成に協力してもらう必要がある人材を、早めに巻き込む

オンライン展示会では、展示会のコンセプトや、ターゲットの興味・関心に合わせたコンテンツをいくつか用意する必要があります。

企画編で考えた展示会コンテンツの作成の際に、誰かに協力してもらう必要がある場合は早めに依頼をかけ、巻き込んでおくようにしましょう。また当日までに、関係者内で展示会の主旨や目的を明らかにして共有認識を持っておくこと、コンテンツのテーマ・内容、準備物についてしっかり話し合っておくことも重要です。

たとえば展示会当日にLIVE配信形式のウェビナーなどを実施する場合は、社内外問わず登壇候補者に登壇依頼をし、ウェビナーのテーマの提示や、内容・流れのすり合わせをしておきます。プレゼン式の場合には、必要に応じてプレゼン資料を用意してもらうことも必要です。基本的には、企画側が能動的に働きかけながら準備を進めましょう。

展示会後のフォロー体制・方法を検討し決めておく

オンライン展示会で集めたリードにアプローチするチームを決め、フォロー体制やフォロー方法について事前に話し合い、決めておくようにしましょう。たとえば何名体制で、開催後はどういった方法でどの層にアプローチしていくのか、といったことです。

オンライン展示会では大抵の場合、「資料ダウンロード」や「問い合わせ」「商談予約」といったアクションを起こした来場者が誰なのかというデータが特定できるようになっています。このようなユーザーは「見込み顧客」と見なし、来場後お礼メールの送付や電話といったアプローチを行い、商談化を目指します。オンライン展示会後は、できるだけタイムラグなくアプローチを開始したほうが、商談を獲得できる可能性が高くなります。アプローチを担当するメンバーは、開催前にはアサインしておき、スムーズに連携をとれるように準備しておきましょう。

また、オンライン展示会では、「ただ来場した」「自社ブースを訪問してくれただけ」というユーザーも、ログデータで確認することができます。このようなユーザーは大抵「ニーズが顕在化していない顧客」が多く、電話といったアクションをとっても、商談化は難しい場合が多いです。ただし、定期的にメルマガや他のコンテンツを送付するなど長期的なフォローを行えば、ニーズが顕在化してきた段階で商談化する可能性があります。このようなユーザーへの長期的なフォローの計画も、準備段階で検討しておくことをおすすめします。

オンライン展示会に必要な素材や設備の用意

オンライン展示会は、リアル展示会と異なり、壁面のデザインや什器の手配が不要です。設営に関わるコストや工数は大幅に削減されるでしょう。これはオンライン展示会の大きなメリットのひとつです。

ただし、オンライン展示会の専用ツールを利用する場合、最低限の用意を求められる素材や設備もいくつかあります。たとえば、オンライン展示会ツール会場の制作に必要なテキストや画像素材などです。

当日のコンテンツとして、ウェビナーを予定している場合、利用するオンライン展示会ツールによっては、Zoomといったウェビナーツールの手配も必要になることがあります。事前に手配することはもちろん、展示会当日になって操作に手間取らないよう、使用設備の確認なども行っておきましょう。

オンライン展示会集客のポイント3つ

オンライン展示会での集客は「リアル展示会と同じでよいのだろうか?」と悩まれる方も少なくないと思いますが、オンラインの特徴を活かした集客方法を取り入れれば、実はより多くの集客も見込めるのです。会場の準備が整ったら、次はどのようにして集客するか具体的な方法を考えていきましょう。

ターゲットに合った集客方法を選び、かけ合わせる

オンライン展示会の内容に興味をもってくれそうな性別や年齢層、属性などから、集客したいターゲット層を設定します。ターゲット層がとりそうな行動を予測し、普段よくつかうツールを通して情報を得てもらえるような広告戦略をとりましょう。
昨今は、ITツールの多様化によりターゲット層の行動パターンも複雑化しています。いくつかの集客手法をかけ合わせることで、相乗効果を期待すると同時に、ユーザーの取りこぼしを防ぎましょう。

既存顧客向けの集客方法

すでに自社を知ってくれている、興味を持ってくれている既存顧客に対しては、自社のwebサイト内で「オンライン展示会」の特設ページを作成し、トップページで大々的に情報を告知しましょう。新着情報に記載してそこから飛べるようにするほか、トップにバナーなどを貼って目立たせるなど、クリックしてもらいやすくなる方法を選びます。特設ページには、その場で申込をしてもらえるように、必ず申込フォームも設置しましょう。

また、過去に名刺情報を取得している顧客であれば、メールアドレス宛にメルマガを配信し、告知すると有効です。配信の際は、MAツールやメールの一斉配信ツールを活用するとより業務を効率化できます。メルマガ内から、特設ページに飛べるようにリンクを設定し、申込フォームまで辿り着きやすいような導線設計を意識してください。

メルマガ作成では、より多くの人にメールを開封してもらえるよう、「わかりやすくて目立つ」「クリックして続きを見てみたくなる」メールタイトルを目指します。「オンライン開催で、いつどこからでも参加できる」というメリットや、「有益な情報を得られそうと感じる訴求(数字含め)」をタイトルに入れると効果的です。

また、テキストだけでなく、HTML形式のメールで視覚的な訴求を加えると、受信者の目を引きやすくなります。

新規顧客向けの集客方法

新規顧客は、すでにデータを保有している既存顧客と集客方法が異なります。自社のwebサイトに作成した特設ページに新規ユーザーが流入するよう、いくつかの方法で集客を行います。

プレスリリースは自社のwebサイトやメルマガ配信などのオウンドメディアとは違い別途費用が発生しますが、各メディアが情報を引用して再配信してくれます。オンライン展示会のような比較的目新しいカテゴリーであれば取り上げてもらえる可能性も高く、それなりの費用対効果が見込める方法です。

SNSでの情報拡散は、BtoB向けのマーケティング手法としてはあまり事例が少ないように感じられますが、フォロワーの多い登壇者などが発信することでコストをおさえながらも広く拡散する効果が期待できます。

イベントやセミナーの情報を網羅しているポータルサイトへの掲載は、もともと興味を持って情報を探している層を狙って集客することができます。無料で始められるものでコストをかけずに体験し、自社に合っているサービスを見つけていくのがおすすめです。

そのほか、ユーザーが検索するキーワードに応じて表示される「リスティング広告」、webサイトの訪問履歴などから画像などを表示する「ディスプレイ広告」、最近ではとくに利用者が増えているyoutube等の「動画広告」などのWeb広告は、ユーザー層を狙って活用してください。

先述もしましたが、自社の開催する展示会とターゲットユーザーに見合った集客方法をいくつか選定し、かけ合わせて運用することでより高い効果を得られるでしょう。

適切な時期に集客を開始し、計画的な集客活動を行う

オンライン展示会の集客を始めるタイミングは、基本的にはリアル展示会と大きく変わりません。開催の1ヶ月半前、遅くとも1ヶ月前頃には告知を開始するのがベストで、あまり早すぎても忘れられてしまったり、ユーザーの意欲が維持できなかったりします。適切な期間を与えてイベントを浸透させていくのが、安定的な集客に対して最も効果的といえます。

また、集客の施策は適切なタイミングで行っていくこともポイントです。公開の開始直後には、既存顧客や過去にセミナー参加履歴のあるユーザーなど、関わりが深く、オンライン展示会につよく興味を示す層を積極的に獲得していける時期です。公開後2週間が経つ頃は停滞期といわれ、申込が伸びない時期です。焦りも出てきますが、ここで諦めずにじっくりと腰を据えて集客を行うことが最終的な集客数へ影響しますので、興味をもちそうな人への情報発信をコツコツと継続しましょう。開催一週間前は、ユーザーからの申込が一番増える時期です。より多くの情報を目にとめてもらえるよう工夫し、ユーザーの参加意欲を盛り上げ、集客を加速させましょう。

申込者への定期的なリマインド

せっかく魅力的なコンテンツを用意して、事前申込者の集客に成功したとしても、当日ユーザーに「参加」してもらえなければ意味がありません。特に早い段階に申し込んでいるユーザーは見込み顧客である一方で、物理的には開催までの時間が長くなるため、うっかり忘れていた、他の予定が入ってしまったなどで参加し損ねてしまっては大きな機会損失です。

ただ「忘れない」ためだけでなく、事前申込者のモチベーションを保つためにも、リマインドメールの配信は計画的に行います。タイミングは開催2週間前・1週間前・前日・当日など、内容もそれぞれに工夫して作成することが大切です。申込後もユーザーの関心を惹きつける努力を続け、「参加」の比率を引き上げる施策を講じましょう。


オンラインイベントや展示会の開催の基礎については、こちらの資料もお役立ていただけます。
開催メリットや市場動向、リアル展示会との比較や併用方法まで解説しております。

まとめ

オンライン展示会の準備と集客について解説しました。

オンライン展示会の準備の際には、開催中・開催後のトラブルを防ぐためにも、それぞれの担当を確認し、必要に応じて必ずシミュレーションやリハーサルを行ってください。スムーズな連携は、ユーザーとの信頼関係を深めることにもつながります。展示会のそもそもの主旨や目的を関係者間であらためて共有し、開催後のリードへのフォローも含め、協力して展示会を成功へと導きましょう。

相手の顔の見えないオンライン展示会の集客には、従来のリアル展示会での集客方法が通用しない部分もあるため、最初はむずかしい、手応えを感じにくいと感じるかもしれませんが、効果的な集客方法を掛け合わせることで、従来のリアル展示会の何倍もの集客を可能にします。また、あたらしい集客方法を取り入れることは展示会のみならずビジネス全体の可能性を広げ、成果向上にも寄与します。ぜひ参考にしてみてください。

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